Política de Privacidad de Nexo Agente

Versión: 1.0 · Vigencia: 6 de noviembre de 2026

1. Responsable

Nexo Agente IA. Contacto: [email protected]. Si necesita información adicional sobre el responsable, escríbanos a ese mismo correo y se la suministramos.

2. Dos roles distintos

1. Responsable: de los datos de sus propios clientes, es decir, de los negocios que contratan la Plataforma y sus usuarios del panel (nombre, correo, teléfono, NIT, facturación y uso).
2. Encargada: de los datos de los clientes finales de cada negocio (por ejemplo, pacientes o compradores). Esos datos se tratan solo por cuenta del negocio, que es su Responsable, según el Contrato de Transmisión de Datos.

3. Datos de los clientes de la Plataforma

• Qué recogemos: identificación del negocio, datos de contacto de los usuarios, datos de facturación (la tarjeta la procesa la pasarela; la Plataforma no la almacena) y métricas de uso.
• Para qué: prestar el servicio, cobrar, facturar, dar soporte, enviar avisos operativos y mejorar el producto con estadísticas agregadas.

4. Seguridad

• Credenciales de terceros (WhatsApp, IA, pagos, calendario) cifradas con AES-256-GCM.
• Aislamiento estricto entre clientes.
• Accesos por rol y registro de auditoría.
• Respaldos cifrados.

5. Encargados y transferencias

Usamos proveedores, algunos con servidores fuera de Colombia:

• Supabase: base de datos.
• Oracle Cloud o Railway: alojamiento.
• Resend: correo.
• Meta: WhatsApp.
• Anthropic: IA, con la cuenta de cada negocio.
• Pasarela de suscripciones.
• Proveedor de facturación electrónica.

6. Derechos del titular

Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización y quejarse ante la SIC.

• Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 días hábiles más, avisando el motivo).
• Reclamos, incluida la supresión y la revocatoria: se responden en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 días hábiles más, avisando el motivo).

Hay dos solicitudes distintas, con efectos distintos:

1. Baja de uso de datos (hábeas data): el titular revoca la autorización o pide darse de baja. Desde que confirma, no se le envía marketing. Cuando la Plataforma aprueba la solicitud, se deja de usar su información (agente, memoria del cliente, CRM, marketing y recordatorios) y se borran sus datos «de uso». Se conservan solo (a) los registros que la ley obliga a guardar, hasta que venza su plazo, y (b) una constancia mínima de la baja (una huella cifrada de su número, sin nombre ni contenido) para no volver a contactarlo con marketing. Un cliente final la puede pedir en el chat escribiendo «BORRAR MIS DATOS».
2. Borrado de registros con deber legal de conservación (por ejemplo, la historia clínica en salud): solo es posible cuando la ley lo permite, es decir, vencido el plazo legal de conservación. No basta la solicitud del titular ni la del negocio. Antes de esa fecha la solicitud queda «retenida por deber legal», con la fecha en que podrá ejecutarse.

En las dos:

• El solicitante debe confirmar de forma expresa, con una casilla y un botón aparte, que entiende que esto no se puede deshacer.
• La Plataforma valida cada solicitud como una tarea (pendiente, aprobada o rechazada, quién y cuándo) antes de ejecutarla. Si la rechaza, informa el motivo.
• Lo que se borra no se puede recuperar: filas de la base de datos, ficha del cliente, mensajes, archivos, comprobantes y exportaciones anteriores que lo incluyan.
• El registro de auditoría conserva el hecho (quién pidió, quién aprobó, cuándo y qué tipo de datos), nunca el contenido borrado.
• Se confirma por correo al solicitante y a los dueños del negocio.

Escriba a [email protected].

7. Conservación

1. Mientras la cuenta esté activa: los datos se conservan para prestar el servicio.
2. Tras la cancelación: por instrucción del Responsable, los datos se conservan en modo inactivo (solo lectura, cifrados y con acceso restringido) para cumplimiento legal, defensa ante reclamaciones y reactivación de la cuenta. No se usan para otros fines.
3. Supresión: usted puede pedir la baja de uso o el borrado de sus datos en cualquier momento (ver sección 6). Se atiende a través del Responsable y la valida la Plataforma.
4. Deber legal de conservación: qué datos son «registros con deber de conservación» y por cuánto tiempo se define por país e industria. Por defecto, en salud en Colombia: mensajes, archivos y citas, por 15 años desde la última atención (Resolución 839 de 2017). Fuera de salud no hay registros con deber de conservación por defecto. La facturación de la suscripción y las aceptaciones legales se conservan siempre.
5. Marca de deber legal: la Plataforma puede retener una solicitud por otro deber legal (por ejemplo, un proceso judicial), registrando la razón. Mientras exista, no se ejecuta.
6. Respaldos: la base de datos tiene copias de respaldo automáticas que no se pueden borrar al instante. Lo borrado permanece en ellas hasta que vencen, en un máximo de 7 días (parámetro configurable de la Plataforma), y no se restaura para nadie.

8. Cambios

Se informan por correo y en el panel.